Arbeitszeiterfassung – Erste Schritte

Willkommen bei der Arbeitszeiterfassung

Danke für Ihre Entscheidung Arbeitszeit mit TimeTac zu erfassen. Folgende Anleitung soll Ihnen bei der optimalen Konfiguration von TimeTac helfen und das Arbeiten mit TimeTac bestmöglich in Ihren Alltag integrieren.

Erste Schritte

1. Login

   

   
   TimeTac kann in jedem aktuellen Desktop Browser gestartet werden. Öffnen Sie dazu: go.timetac.com/(Account)

   Geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein.

   Lesen Sie mehr dazu: Nutzung von TimeTac

2. Einführung in das Dashboard

   

   
   Das Dashboard ist der Startbildschirm von TimeTac. Wichtige Informationen wie Kurznachrichten, Benachrichtigungen zu Zeitbuchungen und Auswertungen sind in einem Fenster übersichtlich dargestellt.

   Menüs werden als Registerkarten dargestellt. Auf der linken Seite lässt sich per Klick auf den Pfeil das Seitenmenü öffnen.

   Mehr dazu: Dashboard

3. Passwort und Kontaktdaten ändern

   

   
   Das Passwort und die Kontaktdaten können Sie mit einen Klick auf ihr Profilbild rechts oben ändern.

   Mehr dazu: Einstellungen ändern

4. Starten und Stoppen der ersten Aufgabe

   

   
   Sie haben verschieden Möglichkeiten eine Aufgabe zu starten. Klicken Sie auf die Play-Taste direkt neben Ihrem Profilbild. Wählen Sie die gewünschte Aufgabe über das Dropdown Menü. Um die Aufgabe zu pausieren, klicken Sie auf die Stopp-Taste. Um eine Pause zu starten, klicken sie auf die Pause-Taste wenn eine Aufgabe läuft.  Sie können Aufgaben genauso über ihr Dashboard starten.

   Klicken Sie auf das Play-Symbol neben der Aufgabe um diese zu starten, oder auf das Stopp-Symbol um die Erfassung anzuhalten. Um eine neue Aufgabe zu starten, muss die laufende Aufgabe nicht gestoppt werden. Klicken Sie einfach auf das Play-Symbol der neuen Aufgabe, um die aktuelle Aufgabe zu beenden.

   Es gibt weitere Möglichkeiten Zeit zu buchen – mehr dazu finden Sie hier: Arten der Arbeitszeiterfassung

5. Erstellen von neuen Aufgaben

   

   
   TimeTac bietet Ihnen als Manager die Möglichkeit, neue Aufgaben anzulegen. Wechseln Sie dazu in die Aufgabenverwaltung und klicken Sie auf Aufgabendefinition. Klicken Sie jetzt auf Neue Aufgabe um eine neue Aufgabe für Ihre Mitarbeiter anzulegen. Mit einem Doppelklick in das Namensfeld können Sie jetzt der neuen Aufgabe einen beliebigen Namen geben. Klicken Sie doppelt auf das Symbol neben dem Namen, um die Aufgabe mit einem eigenen Symbol zu versehen.

6. Zeitbuchungen anzeigen

   

   
   Eine Zeitbuchung bildet erfasste Zeit in einem bestimmten Zeitraum ab. Eine Buchung umfasst neben dem Namen des Benutzers, die Start- und Endzeit und die gesamte Dauer. Wählen Sie im Seitenmenü die detailliertere Listenansicht.

   Der Kalender ist eine weitere Möglichkeit, um sich einen raschen Überblick zu verschaffen. Sowohl die Listenansicht, als auch der Kalender können je nach Bedarf gefiltert werden. Änderungen falscher Zeitbuchungen können hier ebenso beantragt werden.

   Mehr dazu finden Sie hier: Was ist eine Zeitbuchung?, Listenansicht, Kalendar

7. Statusübersicht

   

   
   Die Statusübersicht zeigt, neben allen Mitarbeitern, die Dauer und Startzeit der aktuellen Tätigkeit an. In der Übersicht ist auch ersichtlich ob gerade Pause, Urlaub oder Zeitausgleich gemacht wird.

   Lesen Sie mehr dazu: Statusübersicht

8. Arbeitszeitmodell erstellen

   

   
   Arbeitszeitmodelle sind essentiell um Zeit richtig zu erfassen, da sie vorgeben wann und wie lange gearbeitet werden muss. TimeTac benötigt Arbeitszeitmodelle um festzulegen, welche Tage Arbeitstage sind, ob zu gewissen Zeiten Überstunden gemacht werden und in welchem Zeitraum die Kernarbeitszeit gilt. In Verbindung mit der Stundenabrechnung ist eine detaillierte Auswertung der gebuchten Zeiten möglich. Zu wenig geleistete Wochenstunden oder gesammelte Überstunden, sowie die Einhaltung der geltenden gesetzlichen Vorschriften zur Pausenregelung, sind so auf einen Blick ersichtlich.

   TimeTac stellt bereits vorkonfigurierte Arbeitszeitmodelle als Vorlage zur Verfügung. Um diese zu bearbeiten, oder selbst ein Arbeitszeitmodell zu definieren, klicken Sie im Seitenmenü Einstellungen unter dem Menüpunkt Vorlagen auf Arbeitszeitmodelle.

   Der Tagesplan wird rechts neben dem Wochenplan dargestellt. Hier kann unter anderem die Normalarbeitszeit festgelegt werden und ob z.B. ab einer gewissen Tageszeit Überstundensätze gelten.

   Lesen Sie mehr dazu: Arbeitszeitmodelle

9. Stundenabrechnung

   

   
   Die TimeTac Stundenabrechnung bietet eine übersichtliche Auflistung der erfassten Zeiten eines Mitarbeiter. Neben den erfassten An- und Abwesenheitszeiten wird das dem Mitarbeiter in der Benutzerverwaltung zugewiesene Arbeitszeitmodell für die automatische Berechnung von Mehrarbeit, Überstunden und Fehlzeiten herangezogen. Um die Stundenabrechnung auf einen Zeitraum zu beschränken, können Sie einen Zeitraum und ein Start- und Enddatum angeben. In den meisten Fällen empfiehlt sich die Monatsansicht. Klicken Sie auf Anzeigen, um die Stundenabrechnung für diesen Zeitraum anzuzeigen.

   Lesen Sie mehr dazu: Stundenabrechnung

10. Abteilungen erstellen

    

    
    In TimeTac kann die komplette Abteilungs- und Teamstruktur abgebildet werden. Durchdefinierte Zuständigkeiten regeln den kompletten Antragsablauf innerhalb eines Unternehmens.

    Lesen Sie mehr dazu: Abteilungen erstellen, Zuständigkeiten

11. Benutzer anlegen

    

    
    Bevor der erste Benutzer angelegt wird, sollte sichergestellt werden, dass folgende Artikel bereits bekannt sind: Benutzergruppen, Berechtigungen

    Benutzer können einzeln angelegt, kopiert, oder falls mehrere Benutzer auf einmal angelegt werden sollen, als Liste importiert werden.

    Mehr dazu hier: Benutzer anlegen

12. Arbeitszeitmodell einem Benutzer zuweisen

    

    
    Das Arbeitszeitmodell kann in der Benutzerverwaltung zugewiesen werden. Es können so viele Arbeitszeitmodelle erstellt werden wie nötig – eine Beschränkung, auch hinsichtlich der maximalen Benutzer, die dasselbe Arbeitszeitmodell verwenden, gibt es nicht. Der Arbeitszeitmodellverlauf listet alle Arbeitszeitmodelle auf, die für den Benutzer relevant waren oder zukünftig gelten werden. Um einem Benutzer ein Arbeitszeitmodell in der Zukunft zuzuweisen (z.B. Vollzeitkraft wird eine Teilzeitkraft), tragen Sie bitte in dem Feld Arbeitszeitmodell gilt ab das gewünscht Datum ein. Bis zu diesem Tag gilt das alte Modell.
    Lesen Sie mehr dazu: Arbeitszeitmodelle

13. Zuständigkeiten

    

    
    Um Anträge, z.B. Urlaubsanträge oder Zeitbuchungsänderungen, richtig zu verteilen, bietet TimeTac die Möglichkeit Zuständigkeiten innerhalb jeder Abteilung zu definieren. Standardmäßig ist der Abteilungsleiter zuständig für jegliche Anträge. Dies lässt sich bis ins kleinste Detail individualisieren um Anträge schneller und effizienter abzuarbeiten.

    Lesen Sie mehr dazu: Zuständigkeiten

14. Mitarbeiterauswertung

    

    
    Nachdem Arbeitszeitmodelle und Abteilungen richtig definiert wurden und die Benutzer anfangen Zeit zu erfassen, sind zahlreiche Auswertungen abrufbar. Diese finden Sie im Seitenmenü unter dem Menüpunkt Auswertungen. Neben der Mitarbeiterauswertung finden Sie hier eine Stundenübersicht und eine Abteilungsauswertung. Die Mitarbeiterauswertung listet, ähnlich der Stundenabrechnung, erfasste Arbeitszeit und Abwesenheiten der Mitarbeiter auf. Die Mitarbeiterauswertung kann für einen individuell bestimmten Zeitraum erstellt werden.

    Lesen Sie mehr dazu: Mitarbeiterauswertung, Abteilungsauswertung

Sind Sie bereit TimeTac zu verwenden?

Wir hoffen, Ihnen mit dieser Anleitung die ersten Schritte mit TimeTac erleichtert zu haben. Falls sie dennoch Fragen haben, können Sie uns gerne kontaktieren.

Falls Sie bereit sind TimeTac in Ihrem Unternehmen zu verwenden, können Sie die Demodaten über das Willkommensfenster (Demodaten löschen) löschen. Bereits von Ihnen angelegte Daten werden nicht gelöscht.

Der nächste Schritt wäre die Aktivierung von TimeTac. Wechseln Sie dafür in das Account freischalten Fenster um TimeTac auch nach dem Ablauf der 30 tägigen Testphase weiterzuverwenden.

Vielen Dank für Ihr Vertrauen in TimeTac