Sobald Zeit erfasst wurde, kann die Stundenabrechnung vom Benutzer und dem Manager kontrolliert und abgeschlossen werden.
Sobald die Abrechnung als abgeschlossen markiert wurde, kann weder die Abrechnung noch die dazugehörigen Zeitbuchungen bearbeitet werden.
Laufende Aufgaben
TimeTac berechnet diverse Werte in der Stundenabrechnung automatisch. Laufende Aufgaben, ohne vollständig erfasste Start- und Endzeit, würden die Abrechnung für diesen Tag verfälschen. Grundsätzlich ist die Stundenabrechnung für den vorangegangenen Tag absolut korrekt.
Abschluss vom Benutzer
Sobald die Zeiterfassung für einen Arbeitstag abgeschlossen ist und keine Änderungen notwendig sind, kann die Abrechnung vom Benutzer durch Markieren der Spalte +B bestätigt werden. Der Mitarbeiter kann die Abrechnung jeden Tag einzeln bestätigen, oder gleich mehrere Tage auf einmal. Wird am 15. des Monats die Abrechnung bestätigt, werden alle Tage davor ebenfalls abgeschlossen.
Abschluss vom Manager
Durch Aktivierung der Checkbox in der Spalte +M schließt der Manager den Arbeitstag für den Benutzer für die Lohnverrechnung ab. Welcher Manager die Stundenabrechnung abschließen und bearbeiten darf, wird in den Zuständigkeiten definiert. Mehr dazu finden Sie hier: Zuständigkeiten
Empfohlene Anwendungsmöglichkeit
Grundsätzlich sollte der Mitarbeiter vor dem Manager die Stundenabrechnung kontrollieren und freigeben, da der Mitarbeiter eher Fehler und Ungereimtheiten in der Abrechnung erkennen kann.
Die Stundenabrechnung kann täglich abgeschlossen werden. Um die Abrechnung aktuell zu halten, empfiehlt sich ein wöchentlicher Abschluss durch den Benutzer. Anschließend kann der Manager die Stundenabrechnung abschließen.
Falls Änderungen in bereits abgeschlossenen Zeiträumen der Stundenabrechnung vorgenommen werden müssen, kann ein Manager den Abschluss der Stundenabrechnung durch entfernen der Haken aufheben.
Fehlermeldung beim Abschluss
Wenn eine Stundenabrechnung nicht abgeschlossen werden kann, liegt es zumeist daran, dass es noch offene Anträge für einen User gibt. In den Antragsverwaltungen für die Zeitbuchungen sowie für die Abwesenheiten kann dies rasch überprüft werden.
- Klicken im linken Seitenmenü auf Zeitbuchungen – Antragsverwaltung.
- In der Zeile des jeweiligen Antrages auf den grünen Button klicken um den Antrag anzunehmen, den roten Button um den Antrag abzulehnen oder auf das Lupensymbol um sich Details zum Antrag anzusehen.
- Wenn alle Anträge bis zum Datum des gewünschten Abschlusses bearbeitet (genehmigt oder abgelehnt) wurden, wieder in die Stundenabrechnung wechseln .
- Neu Berechnen klicken.
- Nun kann die Stundenabrechnung angeschlossen werden.
Sollten keine offene Zeitbuchungen vorhanden sein, folgt die Kontrolle der Anträge auf Abwesenheiten (z.B. Urlaub), wenn das Modul für die Urlaubsverwaltung in Verwendung ist.
Auch hier kann in der Statusspalte auf die noch offenen Anträge gefiltert werden um diese zu bearbeiten. Relevant sind nur die Anträge, die vor dem Datum des Stundenabschlusses liegen.
