Anleitung Payroll Connect für HR-Manager

Payroll Connect erleichtert die Zusammenarbeit mit Ihrer Steuerberatung oder Ihrem Payroll-Partner. TimeTac-Kunden haben kostenlosen Zugriff auf Payroll Connect. 

In dieser Anleitung wird Schritt für Schritt erklärt, wie Sie Payroll Connect aktivieren,  personelle Änderungen übermitteln und Aufgaben für Ihre Steuerberatung oder Ihren Payroll-Partner erstellen oder automatisch erzeugen. 

Inhalt

• 1. Payroll Connect einrichten
• 2. Basisanwendungen
  • Login, Anmeldung
  • Startseite
  • Administrator-Dashboard
  • Chat
  • Benachrichtigungen
• 3. Aufgaben-Management & Mitarbeiterverwaltung
  • Aufgaben
  • Mitarbeiterregistrierung
  • Personendatenänderungen
  • Mitarbeiterabmeldung
• 4. Lohnabrechnung
  • Lohnverrechnunginstanz zuweisen
  • Lohnabrechnung herunterladen

1. Payroll Connect einrichten

Um Payroll Connect zu nutzen, melden Sie sich einfach mit Ihren TimeTac-Zugangsdaten (TimeTac-Credentials) an – eine separate Registrierung ist nicht erforderlich. Gehen Sie auf https://payroll.timetac.com/login/timetac und geben Sie Ihre Zugangsdaten ein: Account Name, Benutzername oder Email und Passwort.

2. Basisanwendungen

Login / Anmeldung

1. Rufen Sie im Browser Ihrer Wahl https://payroll.timetac.com/login/timetac auf.
2. Wählen Sie den Reiter TimeTac-Administrator.
3. Tragen Sie Ihre TimeTac-Account-Daten ein und klicken Sie auf Anmelden, um sich einzuloggen.

Startseite

Nach erfolgreicher Anmeldung gelangen Sie zur Startseite von Payroll Connect. Von hier aus können Sie:

• im Partnerverzeichnis nach einer Steuerberatung oder einem Payroll-Partner in Ihrer Nähe suchen oder
• Ihre bestehende Steuerberatung direkt zu Payroll Connect einladen.

Steuerberatung im Partnerverzeichnis suchen

Wenn Sie noch keine Steuerberatung oder keinen Payroll-Partner haben und einen passenden Partner finden möchten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie das Partnerverzeichnis.
2. Suchen Sie nach einem Partner, indem Sie einen Namen oder Ort eingeben.
3. Optional können Sie die Suchergebnisse nach angebotenen Leistungen filtern. Eine Mehrfachauswahl ist möglich.
4. Um einen Filter zu entfernen, klicken Sie auf das X neben der jeweiligen Auswahl.
5. Starten Sie die Suche mit einem Klick auf das Lupen-Symbol.

Steuerberatung einladen

Falls Sie Ihre Steuerberatung oder Ihren Payroll-Partner nicht im Partnerverzeichnis finden, können Sie diese direkt zu Payroll Connect einladen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf Einladungs-E-Mail versenden.
2. Es öffnet sich ein Fenster mit einer vorbereiteten Einladung.
3. Geben Sie die E-Mail-Adresse Ihrer Steuerberatung ein.
4. Klicken Sie auf Senden, um die Einladung zu verschicken.

Ihre Steuerberatung erhält anschließend eine E-Mail mit allen Informationen zur kostenlosen Registrierung bei Payroll Connect.

Zugriffsanfrage Ihrer Steuerberatung bestätigen

Sobald Ihre Steuerberatung Sie in Payroll Connect als neuen Mandanten anlegt, erhalten Sie eine Benachrichtigung über die Zugriffsanfrage.
Gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf das Glocken-Symbol oben rechts in der Menüleiste, um die Benachrichtigung zu öffnen.
2. Bestätigen Sie die offene Anfrage mit Erlauben.
3. Geben Sie Ihr TimeTac-Passwort ein und klicken Sie anschließend auf Zugriff erlauben.

Nach erfolgreicher Bestätigung wird Ihre Steuerberatung auf der Startseite angezeigt.
Um die Zusammenarbeit zu starten, klicken Sie auf Zum Dashboard. Sie werden anschließend zum TimeTac-Administrator-Dashboard weitergeleitet.

TimeTac-Administrator-Dashboard

1. Wählen Sie auf der Startseite einen Partner aus. 
2. Klicken Sie auf Wechseln & Anzeigen.
3. Wählen Sie einen verfügbaren Partner aus, um fortzufahren.
4. Sie befinden sich nun im TimeTac-Administrator-Dashboard.

Karten auf dem Dashboard:

Die Karten am Dashboard geben Ihnen einen schnellen Überblick.

• Mitarbeiter: Zeigt die Anzahl Ihrer registrierten Mitarbeitenden.
• Offene Aufgaben: Informiert über die Anzahl der noch offenen Aufgaben.
• Dokumente: Informiert über die Anzahl der Dokumente.
• Aktuelle Aufgaben: Bietet einen Überblick über die neuesten Aufgaben sowie deren Status (Neu, In Bearbeitung, Erledigt) . 
• Schnellzugriffe: Ermöglicht einen schnellen Zugang zu häufig genutzten Aufgaben und Funktionen.

Linkes Seitenmenü:

Im linken Seitenmenü finden Sie alle Menü-Punkte: Dashboard, Aufgaben, Dokumente und Beratereinstellungen.

Hauptnavigation:

Im Drop-Down-Menü können Sie direkt zwischen den Profilen Ihrer Payroll-Partner wechseln.

Chat

Für jede Aufgabe gibt es einen Chat, in dem der aktuelle Stand der Aufgabe ausgetauscht werden kann. Gehen Sie auf die jeweilige Aufgabe, fügen Sie Ihre Nachricht hinzu und klicken Sie auf Nachricht senden.

Benachrichtigungen

Sie können Benachrichtigungen für verschiedene Vorgänge Ihres Mandanten in TimeTac aktivieren. Sie werden informiert, wenn Änderungen erfolgen, zum Beispiel beim Hochladen eines Dienstvertrages oder der manuellen Erstellung von Aufgaben durch den Mandanten. Es gibt drei Haupttypen von Benachrichtigungen, die Sie einstellen können:

1. Aufgabennachrichten: Neue Chat-Messages bei Änderungen wie der Anmeldung oder Abmeldung eines Mitarbeiters, Änderungen der Personendaten, Anpassungen bei Verrechnungen oder allgemeinen Aufgaben.
   
2. Aufgabenstatus geändert: Benachrichtigungen, wenn sich der Status einer Aufgabe ändert.
3. Fälligkeit einer Aufgabe: Benachrichtigungen, wenn eine Aufgabe fällig wird.

Benachrichtigungen einstellen:

1. Öffnen Sie das Profilmenü oben rechts und wählen Sie Benachrichtigungseinstellungen.
2. Wählen Sie die gewünschte Zeitzone aus.
3. Aktivieren Sie die gewünschten Benachrichtigungen.
4. Legen Sie fest, wie die Benachrichtigungen zugestellt werden sollen: entweder sofort oder gebündelt, sodass alle Änderungen in einer Nachricht zusammengefasst werden.
5. Wenn Sie den gebündelten Versand wählen, definieren Sie das Intervall: Entscheiden Sie, ob die Benachrichtigungen in bestimmten Minutenabständen oder nach täglichen Zeitplan erhalten möchten.

3. Aufgaben-Management & Mitarbeiterverwaltung

Aufgaben

Aufgabenübersicht

Klicken Sie im Seitenmenü auf Aufgaben.
Hier erhalten Sie eine Übersicht über alle Aufgaben. 
Optional können Sie die Aufgaben nach Status filtern: Neu, In Bearbeitung, Erledigt.

Details einer Aufgabe:

Klicken Sie auf die jeweilige Aufgabe. Jede Aufgabe enthält folgende Informationen:

• Datum, wann die Aufgabe erstellt wurde
• Aufgabentyp
• Status: Neu, In Bearbeitung, Erledigt
  • Der Status kann aktualisiert werden durch Klick auf den Button Status aktualisieren
• Beschreibung der Aufgabe
• Angehängte Dateien
  • Man kann beliebig viele Dateien zu einer Aufgabe hochladen
    
• Verlauf: Dieser zeigt an, wann der Status und von wem dieser geändert wurde  

Neue Aufgabe erstellen

1. Klicken Sie in Aufgaben auf + Neue Aufgabe.
2. Füllen Sie folgende Felder aus:

• Titel: Geben Sie einen aussagekräftigen Titel für die Aufgabe ein.
• Beschreibung: Beschreiben Sie den Inhalt oder die nötigen Details der Aufgabe.
• Aufgabentyp: Wählen Sie den passenden Typ aus:

• Mitarbeiteranmeldung
• Mitarbeiterabmeldung
• Personendatenänderung
• Verrechnungsänderung
• Allgemein

• Person (optional): Wählen Sie die Person, bei der die Aufgabe ausgeführt werden soll. 
• Fälligkeitsdatum: Legen Sie das Datum fest, bis wann die Aufgabe erledigt sein soll.

3. Klicken Sie auf Aufgabe anlegen.

Mitarbeiterregistrierung

Person anlegen: Neue Mitarbeiteranmeldung erstellen

Wenn Sie neue Mitarbeitende anlegen möchten, gehen Sie wie folgt vor:

Variante 1: In TimeTac anlegen

Durch das Anlegen eines neuen Mitarbeitenden in TimeTac wird automatisch in Payroll Connect eine neue Aufgabe zur Mitarbeiteranmeldung erstellt – ohne weiteren manuellen Aufwand.

Variante 2: In Payroll Connect anlegen

Registrierung neuer Mitarbeitender durch Upload eines Arbeitsvertrags (Contract AI*)

• Unter Aufgaben: Klicken Sie Person anlegen. 

Oder:

• Unter Dokumente: Klicken Sie auf Dokumente hochladen.

Oder:

• Unter Dokumente: Klicken Sie auf Dokumente hochladen.

*Die KI-Funktion* in Payroll Connect analysiert automatisch Dokumente und weist diese Mitarbeitenden zu.

Laden Sie einen Dienst- oder Arbeitsvertrag hoch:

• Entweder über das Upload-Icon Datei auswählen
• Oder per Drag & Drop

Ordnen Sie den Arbeitsvertrag nun noch einer Aufgabe zu. 

Hinweis bei doppelten Personendatensätzen:

• Payroll Connect durchsucht automatisch nach möglichen Übereinstimmungen.
• Sie können die neue Anmeldung mit einer bestehenden Person verknüpfen.
• Oder die Anmeldung als neue Person erstellen.

Personendatenänderungen

• Alle Änderungen sind in TimeTac vorzunehmen: Ändern Sie den Personendatensatz und speichern Sie diesen in TimeTac. Wie Sie Änderungen von Personendaten in TimeTac vornehmen, erfahren Sie hier. 
  
• In Payroll Connect wird für die Änderung von Personendaten automatisch eine Aufgabe für den Beratenden/ Partner erstellt

Mitarbeiterabmeldung

• Alle Änderungen sind direkt in TimeTac vorzunehmen: Setzen Sie das Austrittsdatum in TimeTac und speichern Sie dieses. Wie Sie das Austrittsdatum in TimeTac setzen, erfahren Sie hier.
• In Payroll Connect wird automatisch eine Aufgabe mit Aufgabentyp Mitarbeiterabmeldung für den Beratenden/Partner erstellt.

4. Lohnabrechnung

Lohnverrechnunginstanz zuweisen

1. Öffnen Sie im Seitenmenü die Beratereinstellungen.
2. Markieren Sie den Partner, der als Lohnverrechnungsinstanz für dieses TimeTac-Konto zuständig ist. Sie legen damit fest, wer von Ihren Partnern befugt ist, Gehaltsabrechnungen bzw. Lohnzettel hochzuladen. 
3. Speichern Sie die Einstellungen.

Lohnabrechnung herunterladen

Gehaltszettel-Download in TimeTac aktivieren

1. Gehen Sie im Menü Einstellungen unter Accountverwaltung in den Tab Accounteinstellungen.
2. Betätigen Sie ganz unten den Schieberegler Abruf von Gehaltsabrechnungen in Payroll Connect aktivieren. 
3. Klicken Sie auf Speichern.

Sobald die Einstellung aktiviert ist, können Mitarbeitende ihre Gehaltsabrechnungen direkt in der Stundenabrechnung von TimeTac abrufen.

Gehaltszettel in der Web-App abrufen

Um die eigene Gehaltsabrechnung in der Web-App abzurufen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie den Reiter Stundenabrechnung.
2. Wählen Sie den gewünschten Monat aus.
3. Klicken Sie in der Menüleiste auf Lohnauswertung von Payroll Connect abrufen.
4. Ist die Lohnauswertung für den ausgewählten Monat verfügbar, öffnet sich ein Dialogfenster. Bestätigen Sie dieses mit Lohnzettel öffnen.
5. Der Lohnzettel wird angezeigt und kann heruntergeladen oder ausgedruckt werden.

Gehaltszettel in der mobilen App abrufen

Um die eigene Gehaltsabrechnung in der mobilen App abzurufen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie am Dashboard den Menüpunkt Mehr und wählen Sie Stundenabrechnung.
2. Wählen Sie den gewünschten Monat aus.
3. Öffnen Sie oben rechts das 3-Punkte-Menü und tippen Sie auf Gehaltsabrechnung von Payroll Connect herunterladen. Die PDF-Ansicht des gewählten Monats wird geöffnet und kann exportiert oder gespeichert werden.

Automatisierter Datenexport durch Schnittstelle

Über das Integration Center in TimeTac können Sie zusätzlich Schnittstellen zu DATEV, RZL Lohn oder BMD einrichten.

Über das Integration Center in TimeTac können Sie zusätzlich Schnittstellen zu DATEV, RZL Lohn oder BMD einrichten.