TimeTac stellt Ihnen in der Projektzeiterfassung die Möglichkeit zu Verfügung, Zeitbuchungen auf Aufgaben zu fakturieren. Hierbei handelt es sich um ein besonderes Modul, das von uns zuerst aktiviert werden muss.
Menüpunkt Fakturierung aktivieren
Sie können entscheiden, welche Mitarbeitenden die Funktionen der Fakturierung nutzen können und welche nicht. Dazu gehen Sie wie folgt vor:
- Öffnen Sie die im linken Seitenmenü Einstellungen und klicken Sie auf den Unterpunkt Benutzerverwaltung.
- Wählen Sie die gewünschten Mitarbeitenden aus. Bei Klick auf die Person öffnen sich rechts die Details.
3. Im Unterpunkt Berechtigungen öffnen Sie jetzt das Dropdown-Menü bei Zugeordnete Menüboxen und wählen hier Fakturierung aus. Wenn diese blau unterlegt ist, bekommt der ausgewählte Mitarbeiter den neuen Menüpunkt nach einem Neustart von TimeTac angezeigt.
4. Klicken Sie auf Speichern, um die Einstellung korrekt abzusichern.
Zeitbuchungen fakturieren
Es können nur jene Zeitbuchungen fakturiert werden, bei denen die Checkbox in der Spalte Verrechenbar angehakt ist. Wenn Sie Zeitbuchungen, die aufgrund der fehlenden Haken als Nicht Verrechenbar gekennzeichnet sind, fakturieren möchten, bekommen Sie von TimeTac eine entsprechende Warnung.
Sie können im Reiter Zeitbuchungsliste einzelne oder mehrere Zeitbuchungen für die Fakturierung vorauswählen.
- Klicken Sie dafür die gewünschte Zeitbuchungen an. Wenn Sie mehrere auswählen möchten, halten Sie die STRG-Taste und klicken dann auf mehrere Zeitbuchungen.
- Sobald die Zeitbuchungen blau unterlegt sind, können Sie auf Fakturieren klicken.
- Informationen zu den von Ihnen fakturierten Rechnungen finden Sie innerhalb der Spalte Abrechnungsstatus, Rechnungsnummer und Abrechnungsstatus.
Im Abrechnungsstatus gibt es vier verschiedene Arten:
nicht abgerechnet, zur Abrechnung freigegeben, abgerechnet und bezahlt.
In der Spalte Rechnungsnummer wird eine generische Rechnungsnummer angezeigt. Bereits fakturierte Zeitbuchungen können nicht mehr bearbeitet oder verändert werden. Damit Sie diese ausgewählten und fakturierten Zeitbuchungen wieder bearbeiten können, müssen Sie die erstellte Rechnung im Menüpunkt Fakturierung im Unterpunkt Rechnungen wieder löschen.
Fakturierung
Für die genaue Bearbeitung und Verwaltung Ihrer fakturierten Zeitbuchungen steht Ihnen im linken Seitenmenü der Punkt Fakturierung zur Verfügung.
1. Klicken Sie auf den Unterpunkt Rechnungen. Sie sehen jetzt tabellarisch aufgelistet alle bereits von Ihnen fakturierten Rechnungen.
In den Spalten finden Sie Informationen rund die Rechnungen. Im oberen Bereich des Menüs finden Sie die Möglichkeit, den angezeigten Zeitraum zu ändern. Wenn Sie eine Zeitbuchung bereits fakturiert haben, aber noch Änderung vornehmen müssen, klicken Sie auf die gewünschte Zeitbuchung, damit diese blau unterlegt ist und klicken dann auf Rechnung(en) löschen.Eine Mehrfachauswahl ist wiederum mit gehaltener STRG-Taste möglich. Sie können dieses Menü in den Formaten XML, EXCEL und CSV exportieren oder drucken. Über das Dropdown-Menü können Sie die angezeigten Spalten an Ihre Bedürfnisse anpassen.
