Es ist in TimeTac möglich, Pausen auf Einhaltung gesetzlicher oder firmeninterner Regelungen zu prüfen und gegebenenfalls fehlende Pausenzeiten automatisch nachbuchen zu lassen. Die Prüfung und mögliche Anpassung von Pausenzeiten erfolgt kurz nach Mitternacht für die am Vortag erfassten Zeitbuchungen. Standardmäßig wird der automatische Pausenabzug nur bei live erfassten Zeitbuchungen angewendet. Sind im System Zeitbuchungen im Nachhinein manuell verändert bzw. erfasst worden oder offene Zeitbuchungsanträge vorhanden, erfolgt kein automatischer Pausenabzug.

Der automatische Pausenabzug kann über die entsprechenden Buttons aber auch im Kalender, der Zeitbuchungsliste und in der Stundenabrechnung manuell ausgelöst und für beliebige Tage durchgeführt werden.

TimeTac bietet die folgenden drei Pausenregelungen in Ihrem Account standardmäßig an:

• 30 Minuten ab 6 Stunden Arbeitszeit
• 30 Minuten ab 6 Stunden, 45 Minuten ab 9 Stunden Arbeitszeit
• 60 Minuten ab 6 Stunden Arbeitszeit

Wie funktioniert der automatische Pausenabzug genau?

Wird, wie oben erwähnt, die Überprüfung der Pausenregelung kurz nach Mitternacht gestartet, überprüft das System den gestrigen Kalendertag in folgenden Schritten.

1. Initiale Überprüfungen

• Wenn der Arbeitstag bereits von einem User oder Manager in der Spalte +B bzw. +M in der Stundenabrechnung abgeschlossen wurde, erfolgt keine weitere Überprüfung der Pausenregelung.
• Sind im System manuelle Änderungen an Zeitbuchungen vorgenommen worden, oder ein Antrag zum Ändern einer Zeitbuchung gestellt worden sein, erfolgt ebenfalls kein automatischer Pausenabzug

2. Durchführen von Korrekturen

• Alle gebuchten Pausen, die vor dem Beginn oder nach dem Ende der Arbeitszeit liegen, werden gelöscht, weil sie sonst als Pausenzeiten gelten würden.
• Befinden sich zwischen Beginn und Ende der Arbeitszeit nicht gebuchte Zeiten, werden diese mit Pausenbuchungen aufgefüllt.

3. Überprüfungen der Pausenregelung

• Die Arbeitszeit wird summiert und kontrolliert: Ist diese Summe groß genug, dass die Einhaltung einer vorgegebenen Pausenzeit notwendig ist, folgt der nächste Schritt. Ist die Arbeitszeit nicht lange genug, endet die Überprüfung der Pausenregelung an dieser Stelle.
• Die Länge der vorhandenen Pausenbuchungen wird summiert und kontrolliert: Ist die Summe gleich oder größer der Vorgabe, endet die Prüfung weil die Pausenregelung eingehalten wurde. Sind die Pausen zu kurz, erfolgt im letzten Schritt der automatische Pausenabzug.

4. Automatischer Pausenabzug

• Das System überprüft, ob Zeitbuchungen einer bevorzugt zu ersetzenden Aufgabe (in der Regel die Aufgabe „Allgemein“) vorhanden sind. Dies wird gemacht, um im Falle von Projektzeitbuchungen nicht diese zu verkürzen, sondern nach Möglichkeit, weniger wichtigere Zeitbuchungen zu verkürzen. Sind diese vorhanden, werden sie – je nach noch benötigter Pausenzeit – verkürzt und die benötigte Pausenzeit eingebucht. TimeTac ignoriert dabei eine bevorzugte Pausenzeit: Je nachdem wann die Aufgabe gebucht wurde, wird auch die Pause dort eingebucht.
• Sind keine Zeitbuchungen der oben erwähnten Aufgabe vorhanden, wird zur bevorzugten Pausenzeit eine Pause eingebucht. Dabei werden die zu dieser Uhrzeit vorhandenen Zeitbuchungen verkürzt – unabhängig davon, um welche Aufgabe es sich handelt.
• Ist das Zeitfenster der bevorzugten Pausenzeit (bei bspw. „30 Minuten ab 6h Arbeitszeit“ standardmäßig von 12:00-12:30 Uhr) zum Buchen der vollen Pausenlänge zu kurz oder sind zu dieser Uhrzeit gar keine Zeitbuchungen vorhanden, wird die Pausenzeit „X“ Stunden (standardmäßig 4) nach Beginn der ersten Zeitbuchung des Tages eingebucht.
• Ist in der verwendeten Pausenregelung kein solcher Wert definiert, wird die Pause immer in der Mitte der ersten Zeitbuchung des Tages eingebucht, welche mindestens so lange ist wie die zu buchende Pause. Gibt es eine solche Zeitbuchung nicht, werden die ersten Arbeitszeitbuchungen des Tages verkürzt bis die vorgegebene Pausenzeit erreicht wurde.